Der Weg der Transformation der Verwaltung (Stand 07/2024)

Stand 23.07.2024

Bereits 2019 gab es erste Bestrebungen die Strukturen der Verwaltung zu verändern. Die CDU stellte im HFA einen Antrag1 für den Stellenplan 2020, die Stelle des hauptamtlichen Erster Stadtrats/Erste Stadträtin einzustellen.

Die Verwaltung der Stadt Wedel wurde, wie in vielen anderen Kommunen vor über 20 Jahren auf eine dezentrale Struktur umgestellt. In der Zwischenzeit sind die Aufgaben einer Kommune enorm gewachsen, so dass die Spitze der Verwaltung breiter aufgestellt werden sollte, um die Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten zu schärfen.

Der Prozess wurde im Jahr 2021 durch die Politik weiter verfolgt und mündete in der Februarsitzung des HFAs 2022 in einem Antrag2 der SPD, der aber zurückgezogen wurde, um den anderen Fraktionen die Möglichkeit zu geben, sich zu beraten. Der Antrag zielte darauf ab, ein externes Beraterunternehmen zu beauftragen, die Strukturen der Verwaltung zu analysieren und daraus Empfehlungen auszusprechen.

In derselben Sitzung veröffentlichten FBL Herr Amelung und FDL Finanzen Herr Scholz Ihre Präsentation3 über das Controlling.

Im März wurde auf Basis des Antrags4 der Grünen ein interfraktioneller Antrag gestellt und mit 9 Ja-Stimmen bei einer Gegenstimmung (Die Linken) und einer Enthaltung (WSI) beschlossen:

„Der HFA beschließt,

die Verwaltung zu beauftragen, zur nächsten Sitzung die PD Berater für die öffentliche Hand GmbH einzuladen.

Die Beratungsgesellschaft wird gebeten, zu präsentieren, welche Erfahrungen / Referenzen das Unternehmen bei der Erarbeitung eines strategischen Zukunftskonzeptes in mit Wedel vergleichbaren Städten hat. Dabei sollten folgende Themenbereiche berücksichtigt werden

 

·         Modernisierung der Verwaltungsstruktur mit Vorschlägen zur Prozessoptimierung, Digitalisierung und Steuerung durch Zielsysteme

 

·         Haushaltskonsolidierungskonzepte und deren Umsetzung

 

·         Vorgehensweise bei der Implementierung erarbeiteter Konzepte einschließlich Zeit- und Kostenrahmen

 

·         Möglichkeiten der Unterstützung für Wedel unter Einbeziehung vorhandener Strukturen inklusive der Berücksichtigung eigener Ressourcen sowie einer Kostenschätzung

 

Die Verwaltung wird gebeten, die Beratungsgesellschaft mit den notwendigen Informationen zu versorgen sowie die Kosten und den Zeitrahmen für den Erwerb von Mitgliedsanteilen der PD zu ermitteln.“

 

Die Beraterfirma PD präsentiert sich in der Juni Sitzung5. Die PD liegt zu 100 % in den Händen öffentlicher Gesellschafter. Alle föderalen Ebenen sind im Gesellschafterkreis der PD vertreten. Die seinerzeit 134 öffentliche Gesellschafter können die PD im Rahmen der Inhouse-Vergabe direkt und unkompliziert beauftragen.

Um die Beratungsleistungen in Anspruch nehmen zu können, ist es notwendig, der Gesellschaft beizutreten. Der Beitritt der Gesellschaft wurde in der Ratssitzung vom 20.06.2022 beschlossen6.

Im November des gleichen Jahres wurde im nicht-öffentlichen Teil die Eckpunktevereinbarung der Politik präsentiert. Diese stellt die Grundlage für zukünftige Beratungen dar.

In der ersten Jahreshälfte 2023 fanden mehrere Beratungstermine im Rathaus statt. Die daraus resultierenden Rahmenbedingungen und Zielsetzungen des Projektes wurden in der Juni Sitzung der Politik gezeigt. 

Es folgte eine  Bestandsaufnahme zur Ist-Situation des Projektes Strategische Transformation. Diese wurde dem Rat im November 2023 präsentiert. Im Januar 2024 folgte die Präsentation des Projektabschlusses zur Transformation der Stadtverwaltung7:

Folgende Empfehlungen zur strategischen Transformation wurden dabei präsentiert:

 

·         Aufbauorganisation/Struktur:

 

·         Kombination von Büroleitende:r Beamt:in + hauptamtliche Stellvertretung Bürgermeister:in + FBL

·         Aufteilung des Fachbereichs Bürgerservice (FB 1) in zwei Fachbereiche

·         Überführung der Stabsstelle Justiziariat in eine neue Stabsstelle Recht und Gremien

·         Schaffung einer neuen Stabsstelle Wirtschaftsförderung

·         Klärung und Festlegung der Aufgaben des FD 2-10 (Gebäudemanagement)

·         Stärkung des FD Personal (3-11)

·         Entlastung und Stärkung des FD Interner Dienstbetrieb (3-10)

 

·         Weitere Maßnahmen:

 

o   Erarbeitung eines Leitbildes und messbare Erfolgskriterien

o   Verbesserung der internen und externen Kommunikation

o   Ausweitung des Onboarding-Programms und Mitarbeitendenbindung

o   Optimierung und Digitalisierung von Prozessen

 

·         Begleitende Kommunikation und Change Management:

 

o   Professionelle Begleitung des Veränderungsprozesses

o   Transparenz und Partizipation im gesamten Prozess

o   Unterstützung durch alle Führungsebenen

 

Zeitlicher Ablauf der Maßnahmen:

 

·         2024-2026: Vorbereitung und Umsetzung der Maßnahmen, gestaffelt nach Priorisierung, Kapazität und inhaltlichen Abhängigkeiten.

 

Die erste Maßnahme ist im Juli 2024 auf den Weg gebracht worden. Der Rat der Stadt Wedel beschloss die Sachgebiets- und Aufgabenzuweisung für den Ersten Stadtrat8 und den Sperrvermerk9 für diese Stelle aufzuheben. Die Stellenausschreibung ist bereits online einzusehen10.

Wie das Zusammenspiel von Bürgermeister und Erster Stadtrat und wie die Aufgaben des Bürgermeister nach Einstellung des Ersten Stadtrates aussehen könnten, habe ich auf Basis von Erfahrungen aus anderen Kommunen hier dargestellt.

 

Die Kosten für den Ersten Stadtrat liegen bei ca. 105.000€ pro Jahr. Da gleichzeitig die im August 2024 frei werdende Stelle des Fachbereichsleiters, die dann beim Ersten Stadtrat liegt, gestrichen wird, entfallen 90.000€.

 

 

1 https://www.wedel.sitzung-online.de/public/to020?3--anlagenHeaderPanel-attachmentsList-0-attachment-link&TOLFDNR=28861

2 https://www.wedel.sitzung-online.de/public/to020?2--anlagenVoHeaderPanel-attachmentsList-0-attachment-link&TOLFDNR=1005906&SILFDNR=1000199

3 https://www.wedel.sitzung-online.de/public/to010?3--anlagenHeaderPanel-attachmentsList-0-attachment-link&SILFDNR=1000199&refresh=true

4 https://www.wedel.sitzung-online.de/public/to020?8--anlagenVoHeaderPanel-attachmentsList-0-attachment-link&TOLFDNR=1006490&SILFDNR=1000200

 

5 https://www.wedel.sitzung-online.de/public/to020?22--attachmentsVo-expandedPanel-content-body-rows-1-cells-2-cell-link&TOLFDNR=1007354&SILFDNR=1000217

6 https://www.wedel.sitzung-online.de/public/to020?TOLFDNR=1007354&SILFDNR=1000217

7 https://www.wedel.sitzung-online.de/public/to020?12--attachments-expandedPanel-content-body-rows-1-cells-2-cell-link&TOLFDNR=1015024&SILFDNR=1000462

8 https://www.wedel.sitzung-online.de/public/vo020?20--anlagenHeaderPanel-attachmentsList-1-attachment-link&VOLFDNR=1001967&refresh=false&TOLFDNR=1017295

9https://www.wedel.sitzung-online.de/public/vo020?VOLFDNR=1001972&refresh=false&TOLFDNR=1017296

 

10https://wedel-politik.de/images/Erste_Stadtraetin__Erster_Stadtrat_wmd_und_Leitung_des_Fachbereichs_Innerer_Service_Besoldungsgruppe_B3.pdf

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